1、項目預估
在新項目創建后，用戶可以估計項目各個階段需要投入各類資源的數量和成本，估算項目整體成本。完成項目成本估算后，用戶可以啟動項目審批流程，把新項目提交給指定的管理人員審批，新項目被批準后即可開工。
2、優化項目流程
一個項目通常需要市場部、技術部、財務部、人力資源部、等多個部門的配合來完成，這時候工作流程的制定至關重要。在項目管理軟件中，可以根據項目的性質，自定義模板定義任務范圍、任務前后置關系，建立一個初步的項目任務流程，從根本上幫助企業解決項目流程優化的問題。
3、保持記錄
項目管理軟件的一個主要優點是它能很好地保持記錄，在整個項目過程中做到有據可查。項目的進度計劃、各項任務及所用資源的數據資料，都可以進行保存，以便后續待查。
4、方便辦公
如今企業對移動辦公的需求越來越強烈，而項目管理軟件相應的移動辦公APP就可以實現，在項目人員出差時也能隨時隨地與其他人員進行溝通，還可以隨時查閱項目記錄等工作內容，真實實現無障礙辦公。
5、資源計劃
項目管理軟件系統不僅提供了項目計劃功能，還提供了資源計劃功能，幫助項目經理人員實時了解項目人力資源和項目設備資源的忙閑狀況，及時把空閑的人員或設備分配到項目任務，充分及時利用企業的人力資源和設備資源，提高企業生產率。
6、便于溝通
項目的進行需要多個部門協同完成，這就必然面臨著大量的溝通，項目管理軟件提供一個便捷的協作和溝通平臺。項目團隊成員可以實時記錄項目及任務動態，并向指定人員發送相關信息。